Swartvast adviseert bij innovatieve inwinnings- en verwerkingsprocessen van geo-informatie, analyse van data en informatie en de vertaling daarvan naar welgeformuleerde publicaties

Informatiebehoefte data van Rijkswaterstaat

Overzicht

Nieuws

23 december 2010

De inventarisatie van bestaande informatiebehoeftedocumenten op het gebied van Rijkswaterstaat-data en enkele workshops hebben in totaal 719 functionele vragen omtrent de informatiebehoefte opgeleverd. Hiermee is zeker niet de gehele behoefte gedekt, maar in korte tijd is veel bereikt. De informatiebehoefte is geaggregeerd in de vorm van gegevenssoorten. Alle 719 functionele vragen zijn voorzien van een gegevenssoort of subsoort en andersom is aan de hand van de voorkomende vragen de lijst gegevenssoorten verbeterd. De bijdrage van Rens Swart heeft voorts een reeks analyses opgeleverd, onder meer met betrekking tot precisie in ligging en hoogte en de door Rijkswaterstaat gehanteerde Uniformering Primaire Processen (UPP). Zie de paragraaf hieronder voor meer informatie.

18 april 2011

Op 18 april 2011 werden de resultaten van de vaststelling van de informatiebehoefte op het gebied van Data van Rijkswaterstaat gepresenteerd aan een breed publiek bij de Data-ICT-Dienst van Rijkswaterstaat. Zie de paragraaf hieronder voor meer informatie.

Inleiding en achtergrond: het belang van informatie voor Rijkswaterstaat

15 oktober 2010

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie die in opdracht van de minister en staatssecretaris van Verkeer en Waterstaat de nationale infrastructurele netwerken beheert en ontwikkelt, of toegankelijker en aansprekender geformuleerd:

Rijkswaterstaat werkt voor u aan

  • droge voeten,
  • voldoende en schoon water,
  • vlot en veilig verkeer over weg en water en
  • betrouwbare en bruikbare informatie.

De eerste twee punten beschrijven de taken voor het hoofdwatersysteem, het derde de taken voor het hoofdwegennet en het hoofdvaarwegennet.

Een goede informatievoorziening is cruciaal voor Rijkswaterstaat, niet alleen omdat het hierboven als kerndoel werd geformuleerd, maar vooral ook omdat de informatievoorziening van wezenlijk belang is bij het realiseren van de andere kerndoelen van Rijkswaterstaat. De Rijkswaterstaat Data-ICT-Dienst (DID) is de landelijke dienst die voor de andere landelijke diensten van Rijkswaterstaat (de Waterdienst, de Dienst Verkeer en Scheepvaart en de Dienst Infrastructuur) en de regionale diensten in deze informatie voorziet.

Probleemstelling

De informatie die de Data-ICT-Dienst inwint of laat inwinnen, bewerkt en aanbiedt aan de rest van Rijkswaterstaat is soms historisch bepaald. Aan de aanbodkant kunnen inmiddels veranderingen zijn opgetreden doordat bijvoorbeeld inwintechnieken zijn veranderd, maar aan de vraagkant kan ook de behoefte aan informatie voor de primaire taken van Rijkswaterstaat zijn veranderd, onder meer door nationale en internationale richtlijnen.

Er zijn feitelijk vier problemen rond de informatievoorziening:

  • het aanbod van informatie sluit soms niet goed meer aan op de vraag;
  • de organisatie van het aanbod via de Producten- en Dienstencatalogus (PDC) geeft de afnemers onvoldoende inzicht in de dienstverlening van de DID;
  • het aanbod van informatie (de informatievoorziening) kan vermoedelijk efficiënter, onder meer doordat bepaalde informatie kan worden samengenomen, doordat bepaalde informatie nauwelijks gebruikt wordt of doordat de aangeboden hoge precisie slechts voor weinig taken noodzakelijk is;
  • de informatievoorziening moet efficiënter omdat het Rijk wil bezuinigen.

Het programma om deze problemen op te lossen heet Professionalisering Data.

Aanpak

Als eerste inventariseert de Data-ICT-Dienst welke informatie Rijkswaterstaat nodig heeft om haar taken uit te voeren. Dit gebeurt in nauwe samenspraak met de landelijke diensten (zoals bijvoorbeeld de Waterdienst en de Dienst Infrastructuur), die immers de behoefte aan informatie het beste kennen. In november 2010 moet hierover een eerste overzicht zijn. Deze bepaling van de informatiebehoefte vindt zowel plaats door eerder gedane informatiebehoeftebepalingen te inventariseren, als door vanuit de primaire processen te bekijken welke data-producten en -diensten er nodig zijn. Dit moet in grote lijnen reeds in november 2010 gereed zijn.

De taken van Swartvast

De eerste taak van Swartvast is het inventariseren van eerder gedane informatiebehoeftebepalingen. Daartoe hebben de verantwoordelijken en andere collega's binnen de dienst documenten aangeleverd en daarnaast heeft Swartvast uit zijn eigen Rijkswaterstaat-ervaring ook verscheidene documenten aangeleverd.

Deze documenten worden in een overzicht gezet (een 'informatiebehoeftedocumentendocument'), waardoor niet alleen een goede basis voor dit programma ontstaat, maar ook een soort geheugen voor de informatiebehoefte ontstaat. Niet eerder is zo'n 'bibliotheekfunctie informatiebehoefte' geschapen. De stand van zaken eind oktober is dat er 124 documenten zijn verzameld, sommige op strategisch niveau, sommige gedegen uitwerkingen van de informatiebehoefte voor bepaalde taken.

Uit deze documenten worden vervolgens functionele vragen afgeleid. Dit is de door de DID gekozen aanpak omwille van de makkelijker vertaling van de informatiebehoefte in een data-architectuur waarmee de informatie uiteindelijk gestructureerd moet worden ontsloten. Het is meestal lastig een geïdentificeerde informatiebehoefte te vertalen naar een functionele vraag; soms heeft dit wat gekunstelds. Functionele vragen werken echter naar onze indruk uiteindelijk stimulerend door hun herkenbaarheid en concreetheid en helpen de informatievrager zijn behoefte aan te scherpen. Er waren begin november zo'n 650 functionele vragen geïdentificeerd, die omdat de beschikbare documenten niet de gehele Rijkswaterstaat-informatiebehoefte dekken naar onze schatting de helft van de totale informatiebehoefte bestrijken.

Bij de functionele vragen wordt het type informatie geïdentificeerd dat nodig is voor de beantwoording. Dit gebeurt in de vorm van een voorlopig vastgestelde verzameling gegevenssoorten. Vervolgens worden de vereiste en gewenste specificaties opgespoord en geanalyseerd. Dit gebeurt soms in de vorm van workshops met de gebruikers, voor zover tevoren bekend was dat de informatiebehoefte nog niet voldoende bekend is.

De laatste stap is de analyse van de gegevenssoorten en de specificaties om te concluderen waar er winst te behalen valt, hoe de vereisten zich verhouden tot de specificaties van de huidige producten en waar de producten anders kunnen of moeten worden ingericht.

Het begin van de inventarisatie van informatiebehoeftebepalingen was begin september 2010; begin november wordt de informatiebehoefte in de vorm van omstreeks 650 functionele vragen opgeleverd, tezamen met het 'informatiebehoeftedocumentendocument' en een aantal conclusies en aanbevelingen. Tot eind december 2010 volgt dan de nadere analyse van gegevenssoorten, specificaties en aansluiting op huidige of verbeterde producten.

Rens Swart van Swartvast voert deze activiteiten uit als lid van een team, waarvan onder meer ook inhoudelijk verantwoordelijken, data-architecten, specialisten en vertegenwoordigers van DID en landelijke diensten deel uitmaken.

Resultaten december 2010

23 december 2010

De inventarisatie door Rens Swart (Swartvast) van bestaande informatiebehoeftedocumenten op het gebied van Rijkswaterstaat-data en enkele workshops hebben in totaal 719 functionele vragen omtrent de informatiebehoefte opgeleverd. Hiermee is zeker niet de gehele behoefte gedekt, maar in korte tijd is veel bereikt. Ook kon worden vastgesteld op welke gebieden of voor welke producten de informatiebehoefte relatief slecht bekend is.

De informatiebehoefte is opgeleverd in de vorm van een tabel (spreadsheet), waarin per vraag het primaire proces, de gegevenssoort en indien mogelijk specificaties werden gegeven, alsmede de herkomst van de vraag en eventuele opmerkingen. Geen wonder dat deze tabel een dichtbedrukte stapel van 43 A3'tjes opleverde.

De informatiebehoeftetabel

Zo ziet de informatiebehoeftetabel eruit, zelfs op A3 past het eigenlijk niet. Per domein zijn functionele vragen opgesteld. Aparte kolommen verwijzen ter referentie naar de oorsprong. Bij een informatievraag zijn de gegevenssoorten vastgesteld. © Rens Swart

De informatiebehoeftetabel voor Beheer en Onderhoud

Voorbeeld waarbij omwille van de leesbaarheid een aantal kolommen is weggelaten: het document IB Basisversie 0.2 bevat van elk van 54 vastgestelde typen beheerobject 70 gegevens die erover dienen te worden bijgehouden. Dit is op hierboven getoonde wijze vertaald in functionele vragen en subvragen. De kolommen met de vraagvolgnummers, referenties en gegevenssoorten zijn ook afgebeeld. © Rens Swart

Met de verdere aanscherping van de informatiebehoefte en de aansluiting daarop van de bestaande of gewenste producten van RWS-DID gaan de accountmanagers aan de slag.

De informatiebehoefte is geaggregeerd in de vorm van gegevenssoorten: een concept dat helpt de informatiebehoefte op een uniforme manier vast te leggen, tot een efficiënter en effectiever productaanbod te komen en een architectuur te ontwerpen. Alle 719 functionele vragen zijn geclassificeerd in termen van deze gegevenssoorten en -subsoorten en andersom is aan de hand van de voorkomende vragen de lijst gegevenssoorten verbeterd. Met de opgeleverde lijst gegevenssoorten gaan de data-architecten van RWS-DID verder.

De bijdrage van Rens Swart heeft voorts een reeks analyses opgeleverd. Zo verscheen een nota over het belang van het hanteren van de juiste definities van precisie in ligging en hoogte. "We kunnen op basis van door de gebruiker genoemde getalletjes wel aan het consolideren slaan, maar je hebt goed kans dat je het kind met het badwater weggooit als je niet goed weet over welke geostatistische begrippen je het eigenlijk hebt. Je hebt die kennis bovendien minimaal nodig om te kunnen aanbesteden," aldus Rens Swart. Voorts werd onder meer de consistentie van de door Rijkswaterstaat gehanteerde Uniformering Primaire Processen (UPP) met de daadwerkelijke werkprocessen geanalyseerd.

Eindpresentatie april 2011

18 april 2010

Op 18 april 2011 werden de resultaten van de vaststelling van de informatiebehoefte op het gebied van data gepresenteerd aan een breed publiek bij de Data-ICT-Dienst van Rijkswaterstaat. Monique Pruijs en Wim van Pijkeren van Arcadis vertelden over de aanpak en de resultaten van de door hen geleide sessies met gebruikers van Rijkswaterstaat. Voor enkele belangrijke producten werd met de gebruikers de informatiebehoefte vastgesteld, inclusief de specificaties, gegoten in de vorm van functionele vragen. Rens Swart van Swartvast lichtte de aanpak toe van de analyse van enkele tientallen documenten met betrekking tot de informatiebehoefte tot een reeks van 719 gespecificeerde functionele vragen. De resultaten van Arcadis zijn systematisch aan deze tabel toegevoegd. Swart lichtte de voetangels en klemmen toe die hij tegenkwam bij het in een vastgesteld format gieten van heel verscheidene documenten. Ook maakte hij enkele kanttekeningen en gaf hij aanbevelingen met betrekking tot het onderhoud van de informatiebehoefte, de mate van kwantificering daarvan, de beperkingen van UPP (de Uniforme Primaire Processen) en geostatistische aspecten.

Laatste wijziging 16 augustus 2011

Contact

Voor vragen en opmerkingen wordt u van harte uitgenodigd contact op te nemen. Ik sta u graag te woord!

Met vriendelijke groeten,
Rens Swart